Informační memorandum pro veřejnost

Informace o zpracování osobních údajů členů, čtenářů, dárců, zákazníků e-shopu a účastníků akcí Spolku

Vážená paní, vážený pane, milí členové a podporovatelé,
v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (GDPR) si Vás dovolujeme informovat o tom, jak naše organizace nakládá s Vaší dokumentací, kontaktními údaji a specifickými daty. Ochrana Vašeho soukromí a citlivých informací týkajících se sluchového postižení je pro nás absolutní prioritou.

1. Kdo je správcem Vašich údajů?

V rámci ekosystému našich služeb dochází k unikátnímu uspořádání, kdy Vaše data zpracovávají dva subjekty v právním režimu Společných správců (dle čl. 26 GDPR). Tyto organizace úzce spolupracují, sdílejí zabezpečenou IT infrastrukturu, fyzické prostory v Hábově ulici a společně určují účely zpracování:

• Informační centrum rodičů a přátel sluchově postižených, z.s.
• Se sídlem: Hábova 1571/22, Stodůlky, 155 00 Praha 13
• IČO: 65992131
• (Primární vztah: správa členské základny, e-shopu, specializované knihovny a organizace kurzů znakového jazyka)
• Centrum pro dětský sluch Tamtam, o.p.s.
• Se sídlem: Hábova 1571/22, Stodůlky, 155 00 Praha 13
• IČO: 00499811
• (Primární vztah: zajištění technického, cloudového a ekonomického zázemí, správa sdíleného účetnictví a koordinace PR/fundraisingových aktivit)

• Bilingvální mateřská škola pro sluchově postižené s.r.o. (MŠ Pipan)
  Se sídlem: Hábova 1571/22, Stodůlky, 155 00 Praha 5, IČO: 251 43 701
  (vztah předškolního vzdělávání, školní matriky a logopedické péče)

Kontaktní údaje Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO):

Pro obě organizace vykonává nezávislou funkci pověřence renomovaná společnost 22HLAV s.r.o., e-mail: tamtam_dpo@22hlav.cz.

2. Jaké údaje zpracováváme, pro jaký účel a na jakém právním základě?

Osobní údaje, které nám svěřujete na webu, v přihláškách nebo při nákupech, dělíme podle důvodu (právního titulu), který nám dává oprávnění s nimi pracovat:

A) Zpracování na základě zákonné povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)

Tato data musíme sbírat a uchovávat, protože nám to nařizují platné zákony České republiky. K tomuto zpracování nepotřebujeme Váš souhlas.

• Účel: Správa zákonné spolkové agendy. Vedení Seznamu členů Spolku v souladu se zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, a interními Stanovami. Zahrnuje: jméno, příjmení, titul, datum narození, adresu trvalého pobytu a evidenci plateb ročních členských příspěvků.
• Účel: Finanční, daňová a mzdová agenda. Archivace faktur z e-shopu, vystavování oficiálních potvrzení o darech pro daňové účely dárců v souladu se zákonem o účetnictví a zákonem o daních z příjmů.
• Účel: Dotační compliance a kontrola. Vedení prezenčních listin s vlastnoručními podpisy účastníků kurzů (např. českého znakového jazyka) a besed, které slouží jako povinný doklad pro kontrolní audity státních poskytovatelů dotací (např. Úřad vlády ČR).

B) Zpracování nezbytné pro splnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)

Údaje, které nám poskytujete dobrovolně proto, abychom Vám mohli doručit objednanou službu nebo zboží. K tomuto zpracování nepotřebujeme Váš souhlas.

• Účel: Provozování specializované knihovny. Vedení čtenářských kont v knihovním softwaru Verbis (KP-SYS), evidence výpůjček, rezervací literatury a správa registrace na základě Knihovního řádu. Zahrnuje: jméno, adresu, e-mail, telefon.
• Účel: Vyřízení objednávek z E-shopu. Kompletní logistické vyřízení nákupu odborných knih, DVD a didaktických pomůcek, včetně komunikace o stavu zásilky a předání dat smluvním přepravcům. Zahrnuje: fakturační a dodací adresu, telefon, e-mail a přehled objednaného zboží.
• Účel: Realizace dárcovství. Plnění darovacích smluv uzavíraných s individuálními či firemními dárci (včetně online plateb přes portál Darujme.cz).

C) Zpracování na základě oprávněného zájmu správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Tento právní základ využíváme pro účely efektivního, bezpečného a stabilního chodu našeho Spolku. K tomuto zpracování nepotřebujeme Váš souhlas, ale máte právo vůči němu vznést námitku.

• Účel: Přímý marketing a informační servis (Soft Opt-in). Rozesílání elektronického zpravodaje (Zprávy z Tamtamu), informací o nových kurzech či odborných publikacích na e-mailové adresy našich stávajících členů, dárců a zákazníků e-shopu. Využíváme zabezpečenou platformu Ecomail a z odběru se lze jedním kliknutím kdykoliv odhlásit.
• Účel: Ochrana knižního fondu a majetku. Zpracování kontaktních údajů čtenářů pro účely automatizovaného zasílání upomínek a případné vymáhání nevrácených vzácných knih či pokut z prodlení v souladu s Knihovním řádem.
• Účel: Reportážní fotodokumentace z akcí. Pořizování hromadných, necílených fotografií a videozáznamů z našich seminářů, kurzů a komunitních setkání pro prezentační a kronikářské účely Spolku (např. pro doložení realizace akce na webu).
• Účel: Kybernetická bezpečnost a správa IT. Sledování systémových logů (Google Workspace) za účelem prevence úniku klientských dat a zajištění kontinuity služeb.

D) Zpracování na základě Vašeho dobrovolného a výslovného souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) a čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR)

Tento právní základ využíváme pro nadstandardní publicitu a pro bezpečné zpracování citlivých dat. Udělení souhlasu je zcela dobrovolné a můžete jej kdykoliv odvolat.

• Účel: Zpracování zdravotních údajů dětí (Citlivá data). Vedení informací o stupni sluchové vady, typu kompenzační pomůcky (sluchadla/kochleární implantát) nebo specifických alergiích a komunikačních potřebách dětí, které rodiče dobrovolně uvedou v přihlášce za člena, do knihovny nebo v přihlášce na pobytové a volnočasové akce (např. Noc s Andersenem). Tato data zpracováváme výhradně pro účely poskytování cíleného adresného poradenství, zapůjčení správných pomůcek a zajištění stoprocentní bezpečnosti dětí na akcích.
• Účel: Veřejné PR a odborná publicita. Zveřejňování adresných portrétních fotografií, osobních příběhů, rozhovorů nebo kazuistik v našem tištěném odborném čtvrtletníku Dětský sluch nebo na veřejných sociálních sítích Spolku a Tamtamu.
• Účel: Marketingový newsletter. Zařazení e-mailové adresy do rozesílky Ecomailu u osob z řad široké veřejnosti, které nejsou našimi zákazníky ani členy, ale samy se na webu přihlásily k odběru novinek.

3. Kdo jsou příjemci osobních údajů?

Vaše osobní údaje nepředáváme žádným komerčním třetím stranám pro reklamní účely. V minimálním a striktně vymezeném rozsahu je předáváme pouze prověřeným institucím ze zákona nebo smluvním technologickým zpracovatelům, kteří s námi mají uzavřenou platnou DPA smlouvu:

• Státní orgány a donátoři (ze zákona/smlouvy): Úřad vlády ČR, Finanční úřady, ministerstva – výhradně pro účely finančních auditů dotací.
• Logistické služby a přepravci: Zásilkovna s.r.o., Česká pošta s.p. – pouze dodací údaje pro doručení knih z e-shopu.
• Smluvní technologičtí zpracovatelé:
• KP-SYS, spol. s r.o. (správa a hosting knihovního systému Verbis).
• ECOMAIL.CZ, s.r.o. (zabezpečená platforma pro hromadný e-mailing).
• Raynet s.r.o. / Nadace VIA (CRM systém a platforma Darujme.cz pro správu fundraisingu a online darů).
• 22HLAV s.r.o. (poskytování certifikovaného mzdového, účetního servisu v systému ABRA Flexi).
• Google Ireland Limited (cloudové bezpečné prostředí Google Workspace, šifrované Sdílené disky).
• VIZUS.CZ s.r.o. (technický správce a webhosting našich stránek).
• Systematic a.s. (zabezpečená fyzická archivace dokumentů a certifikovaná skartace).

4. Jak dlouho údaje uchováváme?

Data neuchováváme navždy. Řídíme se přísným skartačním plánem, zásadou minimalizace a zákonnými lhůtami:

• Účetní doklady, faktury z e-shopu a darovací smlouvy: Jsou uchovávány po dobu 10 let od konce účetního období (stanoveno zákonem).
• Prezenční listiny z akcí (dotační tituly): Uchovávají se po dobu 3 až 5 let podle exaktních podmínek konkrétního poskytovatele dotace (např. Úřadu vlády ČR).
• Knihovní systém Verbis: Data čtenáře držíme po dobu trvání jeho aktivní registrace. Historie výpůjček se z důvodu odpovědnosti za vady automaticky anonymizuje/pseudonymizuje po 2 letech od úspěšného vrácení knihy (pokud čtenář nemá vůči knihovně žádný dluh).
• Členská základna: Data jsou vedena po celou dobu trvání členství ve Spolku. Po zániku členství se údaje promazávají, vyjma podkladů nutných pro obhajobu právních nároků.
• Marketingové databáze (Ecomail): Data jsou zpracovávána po dobu trvání Vašeho zájmu. Jakmile se z newsletteru odhlásíte, systém Vás okamžitě přesune na tzv. Blacklist, čímž je technicky zaručeno, že už Vám žádná zpráva neodejde.

5. Jaká jsou Vaše práva jakožto subjektu údajů?

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) Vám dává silná práva, která můžete u obou Společných správců kdykoliv uplatnit (např. zasláním e-mailu na adresu Pověřence tamtam_dpo@22hlav.cz nebo kontaktováním zástupců Spolku):

• Právo na přístup: Máte právo vyžádat si přehled o tom, jaké údaje o Vás, Vašem členství, darech či výpůjčkách evidujeme.
• Právo na opravu: Pokud zjistíte, že máme v e-shopu, knihovně či seznamu členů chybu (např. staré telefonní číslo, změnu adresy), okamžitě provedeme aktualizaci.
• Právo na výmaz („Právo být zapomenut“): Můžete požadovat smazání údajů, které již nejsme povinni uchovávat ze zákona (např. smazání Vaší e-mailové adresy z marketingu, odstranění fotografie). Knihovna nebo e-shop však nemůže smazat údaje dlužníka, dokud nedojde k úplnému vrácení fondu a doplacení dlužných částek.
• Právo na odvolání souhlasu: Pokud jste nám udělili souhlas s publikováním příběhu či fotografie v časopise Dětský sluch, můžete jej kdykoliv odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
• PRÁVO VZNÉST NÁMITKU (Klíčové pro marketing a knihovnu): 1. Pokud si jako náš člen, dárce či zákazník e-shopu nepřejete dostávat oborový e-mailový bulletin Zprávy z Tamtamu zasílaný na základě oprávněného zájmu, máte právo vznést námitku (buď kliknutím na odkaz „Odhlásit se z odběru“ v patičce e-mailu, nebo písemně). Spolek Vás z této rozesílky okamžitě a trvale vyřadí. 2. Jako poctivý čtenář knihovny máte právo vznést námitku proti uchovávání historie svých již dávno vrácených knih v systému Verbis. Pokud nemáte vůči Spolku žádné podlužnosti, knihovník historii Vašich transakcí bezodkladně vymaže.

Pokud se domníváte, že s Vašimi údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (web: www.uoou.cz).

Tento dokument nabývá účinnosti dnem 10. 6. 2026.